A legnagyobb buktatója a projektünknek, az lehet, ha rosszul végezzük el a projekt bontását, rosszul határozzuk meg a feladatokat, vagy a feladatokhoz kapcsolódó idő- és költségkeretet. Ez akkor léphet fel, ha még soha nem csináltunk az adott projekthez hasonlót, tehát nem értünk hozzá, vagy ha nem tartjuk be a három alapszabályt, amelyek erre vonatkoznak.
Az első, a jelentési időszakra vonatkozik. Minden projektnél meg kell határoznunk egy időintervallumot, amelyek leteltével jelentjük, hogy hogyan áll a projekt és átnézzük. Viszont ezzel kapcsolatban a fontos szabály az, hogy a feladatok és a munkacsomagok( egyes feladatokat ha tovább bontjuk már munkacsomagoknak nevezzük) mérete nem lehet nagyobb, mint a két jelentési időpont közötti eltelt idő.
A második szabály a 8/80-as szabály. Tehát az egyes feladatok optimális mérete semmi esetre sem lehet nagyobb, mint 80 munkaóra, vagy kisebb, mint 8. Ez azért fontos, mert ha meghaladjuk a felső korlátot, túl fáradt lesz az adott személy, és nem fogja hatékonyan elvégezni a munkáját, ha pedig az alsó korlátot lejjebb tesszük, akkor pedig az ember számára “jelentéktelenné” válik, és megint csak azt érjük el, hogy nem fogja a maximumot nyújtani a feladatvégzés során.
A harmadik a csak, ha hasznos szabály. Csak addig érdemes bontani a projektet, amíg segíti a becslés pontosságának meghatározását, vagy amíg segíti a felelősségi szintek pontosításában.
Bármit csinálunk, és bármihez kezdünk mindig kihívásokba fogunk ütközni. Viszont, ha ezeket jól megvizsgáljuk és utána járunk, pontosan tudhatjuk, hogy nagyjából mire számíthatunk. Összeszedtem nektek három nagy kihívást a projektekkel kapcsolatban.
Az első feladatunk a személyek kijelölése. Itt ha rossz embereket jelölünk ki, akkor megbukhat az egész projektünk. Így úgy gondolom, hogy a 2K szempontjai szerint válasszuk ki őket. Tehát azt kell megnéznünk, hogy az adott embernek van-e rá Kapacitása, és Képessége. Ha valamelyik hiányzik a kettő közül, akkor minden bizonnyal ő nem lesz megfelelő személy ehhez.
Azt már sokszor említettem hogy a költségvetés készítése, és az időkeret előrejelzésének is állhat, vagy bukhat az egész.
Ami még nagyon fontos, hogy kinek osszuk ki a hatásköröket, kit mivel bízzunk meg. Itt az a legkedvezőbb eset, ha jól ismerjük a csapatunk összes tagját, hiszen akkor meg tudjuk állapítani, hogy ki alkalmas vezetésre és ki nem. Ha nem ismerjük őket, akkor én először is készíttetnék velük egy tesztet melyből kiderül milyen alapvető tulajdonságokkal rendelkeznek, és ezek alapján szűrném le, hogy kik legyenek a vezetők.
A bonyolítás közben is érhetnek minket kihívások, amelyeket, ha jól kezelünk, nem tör ki a káosz. A legjobb, ha mindenki lelkes és élvezettel csinálja, de sok esetben a kezdeti lelkesedés alább hagy, az illúziókat elveszítik az emberek. Ilyenkor a projekt vezetőnek kell “felhúznia” az embereket, és egy csapatépítő beszédet tartania. Vannak olyan esetek is, amikor pánik tör ki, és uralkodik el a csapaton, ezt talán a legnehezebb kezelni, és nagyon határozott tapasztalt vezetőnek kell lennünk ahhoz, hogy ezt megfelelően helyre tegyük. Ami a legfontosabb szerintem, hogy az ártatlanokat soha ne büntessük, illetve a nem résztvevőket pedig nem szabad jutalmazni, mert feszültséget, konfliktusokat okozhatunk a projektteam tagjai között. Illetve a a bűnösöket nem érdemes keresni, ha jól elkészítettük a projekt bontást, akkor nem is kell keresnünk, hiszen ott majd jól látszik, hogy kinek a hatásköre alá tartozik, viszont ha abból nem derül ki és a tettes nem vállalja, ne büntessünk kollektívan, mert az a legrosszabb módszer erre.
Nektek mi a véleményetek erről? Ti milyen kihívásokkal találkoztatok már? Írjátok meg kommentbe!
Ha tetszett a bejegyzés, és még több tartalmat szeretnél tőlünk akkor kövess minket!
